System TMS w transporcie? Co to takiego?

Z roku na rok koszty transportu rosną nieubłaganie. Nic więc dziwnego, że menadżerowie flot szukają wszelkich sposobów, aby je optymalizować. Z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia IT, które nie tylko są w stanie ograniczyć koszty operacyjne transportu, ale mogą również odciążyć pracowników firmy w ich codziennych zadaniach, a uzyskany w ten sposób czas mogą przeznaczyć na inne zadania. Jednym z takich narzędzi wykorzystywanych w transporcie ciężkim jest system TMS. Czym jest system TMS? Postaramy się to wyjaśnić w dalszej części tego artykułu.

Z roku na rok koszty transportu rosną nieubłaganie. Nic więc dziwnego, że menadżerowie flot szukają wszelkich sposobów, aby je optymalizować. Z pomocą przychodzą nowoczesne narzędzia IT, które nie tylko są w stanie ograniczyć koszty operacyjne transportu, ale mogą również odciążyć pracowników firmy w ich codziennych zadaniach, a uzyskany w ten sposób czas mogą przeznaczyć na inne zadania. Jednym z takich narzędzi wykorzystywanych w transporcie ciężkim jest system TMS. A zatem, co to jest system TMS? Postaramy się to wyjaśnić w dalszej części tego artykułu.

Co to jest system TMS w transporcie?

TMS, czyli Transport Management System to zestaw narzędzi, które mają na celu wsparcie dyspozytorów i menadżerów w zarządzaniu procesem transportu za pośrednictwem oprogramowania. Poszczególne systemy TMS mogą mieć różny zakres funkcjonalności, jednak ogólna zasada działania tych aplikacji jest mniej więcej taka sama. TMS frameLOGIC od AddSecure pozwala na przeniesienie całego procesu transportu do aplikacji w chmurze i pozwala zarządzać nim w kilku krokach:

Krok 1: Importuj, twórz i zarządzaj zleceniami transportowymi

Początkiem procesu transportu jest przyjęcie zlecenia i wprowadzenie go do systemu. Księga Zleceń pozwala zapanować na mnogością zleceń podejmowanych przez firmę. Jest to szczegółowa ewidencja poszczególnych zleceń, która pozwala szybko zorientować się w obecnym stanie ich realizacji.

Na tym etapie możesz zdefiniować wiele szczegółów dotyczących zlecenia takich jak np.:

  • Rodzaj pojazdu i naczepy niezbędnej do realizacji zlecenia
  • Przypisać dyspozytora
  • Wstępnie określić koszty na podstawie wyznaczonej trasy oraz kosztów dróg
  • Określić fracht dla zlecenia
  • Przypisać przewidywany dystans, w tym kilometry przejechane na pusto
  • Przypisać poszczególne zadania dla danego zlecenia (w tym miejsce załadunku/rozładunku)
  • Dodać komentarze ważne dla z perspektywy realizacji zlecenia

Dzięki temu do zlecenia przypisane są wszystkie niezbędne informacje. To ważne, zwłaszcza

gdy przyjmowanych zleceń przybywa. Dzięki wstępnemu określenia kosztów oraz frachtu, jesteśmy w stanie już na tym etapie tworzenia zlecenia określić jego przewidywaną rentowność. Pozwoli nam to określić, czy zlecenie będzie dla firmy opłacalne.

Krok 2: Planowanie transportu, optymalizacja tras i ograniczenie pustych przebiegów

Najważniejszą częścią procesu transportu jest jego dokładne zaplanowanie. Planer transportu to serce TMS frameLOGIC. To tutaj jesteśmy w stanie rozpocząć optymalizację kosztów realizowanych zleceń. Możemy łączyć zlecenia w trasy i przypisywać je do odpowiedniego zestawu, zarządzać depozytami oraz „przepinkami”, co pozwala nam mieć pełną kontrolę nad zmianą obsady czy naczepy w trakcie realizacji. Ważnym elementem jest również proste wyszukiwania pojazdów do realizowania zleceń powrotnych, co pozwoli nam ograniczyć puste przebiegi i efektywnie wykorzystać dostępną flotę. System daje również możliwość zarządzania spedycją, kontroli limitu kupieckiego dla danego kontrahenta oraz pilnuje terminów ważności dokumentów przewoźników.

Krok 2.5 – Duża flota? Sztuczna inteligencja pomoże zaplanować transport

Co w przypadku, gdy flota liczy kilkaset pojazdów? Planowanie dla tak dużej ilości pojazdów to nie lada wyzwanie. Z pomocą przychodzi AI Autoplaner – sztuczna inteligencja zaimplementowana w TMS frameLOGIC, która zaproponuje optymalne połączenie pojazdów ze zleceniami i zaplanuje dla nich efektywne trasy realizacji. Dzięki niemu planowanie np. 150 tras odbywa się w 22 sekundy analizując przy tym 30 000 różnych kombinacji. To ogromna oszczędność czasu planistów.

Zachęcamy do przeczytania case study o firmie INTRA S.A., gdzie Autoplaner pomaga zredukować czas pracy planistów z 6 do 2 godzin.

Krok 3 – Komunikacja z kierowcą – czyli skąd kierowca wie, gdzie jechać?

Trasy zaplanowane, teraz trzeba powiadomić kierowców o przydzielonych im zadaniach. Z pomocą przychodzi mobilna końcówka systemu TMS oraz dedykowana aplikacja na urządzeniach mobilnych dla kierowców. Za jej pomocą kierowcy otrzymają powiadomienie o nowym zleceniu, miejscu załadunku/rozładunku oraz ustaloną przez dyspozytora trasę, którą powinni realizować transport. Kierowca może również sygnalizować za pomocą terminala obecny status zlecenia, komunikować o problemach oraz realizować załadunek/rozładunek wg ustalonego scenariusza.

Krok 4 – Karta drogowa – analiza rentowności zleceń

Karta drogowa to narzędzie controllingowe skrojone pod potrzeby branży transportowej. System frameLOGIC to, oprócz TMS, również kompleksowe rozwiązania telematyczne dla pojazdów ciężarowych. Dzięki temu możemy pozyskiwać dane z telematyki pojazdów do TMS. Transportowa Karta Drogowa to szczegółowa ewidencja przebiegów i rozliczenie kosztów w tym: zużycia paliwa, AdBlue oraz analizy rentowności faktycznie zrealizowanych tras i zleceń. Wykorzystując dane pozyskane z telematyki pojazdu, uzyskujemy faktyczny obraz rentowności podejmowanych zleceń. Jest to dobra baza do tego, aby analizować i mądrzej dobierać zlecenia w przyszłości.

Krok 5 – Fakturowanie zrealizowanych zleceń

Transport zrealizowany, zlecenie zakończone, czas na wystawienie faktury! Moduł fakturowania automatyzuje proces wystawiania faktur i umożliwia wystawianie zarówno faktur zbiorczych jak i okresowych, powiązanych z danym zleceniem. Aplikacja umożliwia ręczne wypełnianie faktur, ale możliwy też jest import z zewnętrznych aplikacji, a gdy wszystko jest gotowe, wysyła gotowy dokument do klienta za pośrednictwem emaila.

Krok 6 – Analiza, Analiza, Analiza!

Każdy menadżer transportu dobrze wie, że to jeszcze nie koniec. Ostatni krok to wykorzystanie wszystkich dostępnych raportów analitycznych. Analizowanie danych to klucz do sukcesu w optymalizacji kosztów i maksymalizacji efektywności wykorzystania floty. Wykorzystując dynamiczne raporty dostępne w TMS frameLOGIC jesteśmy w stanie sprawdzić które ze zrealizowanych zleceń są najbardziej opłacalne w wybranym przedziale czasu. Możemy analizować zlecenia np. po kraju lub konkretnym zleceniodawcy. Pomoże to w ocenie rentowności poszczególnych tras oraz w podejmowaniu lepszych decyzji biznesowych w przyszłości. Optymalizacja do proces ciągły, który nigdy się nie kończy. Aby lepiej zrozumieć swoja organizację raporty staną się stałym elementem Twojej codziennej pracy.

Zarządzanie transportem w wygodnej aplikacji internetowej

TMS frameLOGIC od AddSecure został zaprojektowany jako elastyczna platforma, którą wyróżnia przede wszystkim skalowalność. Mogą z niej korzystać niewielkie firmy transportowe oraz te z flotą liczącą kilkaset pojazdów. Dzięki oparciu na technologii chmury, do systemu loguje się tak jak np. do swojego konta w banku – za pośrednictwem przeglądarki, przy pomocy loginu i hasła. Eliminujemy w ten sposób koszt utrzymania własnego serwera w firmie oraz kosztów licencji stanowiskowych. Dane oraz kopie zapasowe są przechowywane na dobrze zabezpieczonych serwerach.

Umów się na DARMOWE demo już dziś!

Mamy nadzieję, wyjaśniliśmy po krótce co to jest system TMS w branży transportowej? Umów się na darmowe demo już dziś i dowiedz się więcej o zaletach wdrożenia systemu TMS w Twojej firmie transportowej.

Jako wiodący europejski dostawca systemu all-in-one do zarządzania transportem w chmurze, nieustannie przesuwamy granice innowacji.

Zarządzaj transportem z naszym systemem TMS. Zmniejsz liczbę pustych przebiegów i zoptymalizuj rentowność swojej floty.

Related