Symbioza dostawcy systemu TMS i przewoźnika

Zanim zaimplementowano system TMS od AddSecure, firma Trans-Cargo Group korzystała jedynie z oprogramowania do pozycjonowania jej pojazdów. – Kilka lat temu nasza flota zaczęła się dynamicznie rozrastać. Z miesiąca na miesiąc przybywało pojazdów, których obecnie jest ok. 160. W ciągi ostatnich 3 lat nasz tabor się podwoił. Ten dynamiczny rozwój i konieczność zapanowania nad flotą oraz grupą kierowców sprawił, że zrodziła się potrzeba implementacji systemu informatycznego, który pomoże nam uporządkować firmę – mówi Grzegorz Trojanowicz, współwłaściciel Trans- CargoGroup. – Teraz z łatwością zarządzamy zleceniami i mamy pełną kontrolę nad pojazdami oraz rozliczaniem kierowców. System papierkowy odszedł do lamusa.

Elastyczność i otwartość

Zapotrzebowanie na objęcie całego przedsiębiorstwa systemem informatycznym było bardzo wyraźne już od roku 2011, jednak kilka lat trwał proces poszukiwania partnera do jego wdrożenia. Właściciele rozmawiali z przedstawicielami kilku dostawców oferujących takie rozwiązania dla polskiego rynku transportu drogowego.
– Nie wszystkie były dostosowane do naszych potrzeb. Najważniejszą cechą, która zadecydowała, że wybraliśmy oprogramowanie AddSecure jest elastyczność tej firmy. Jeżeli mieliśmy i mamy jakąś potrzebę, to potrafią rozbudować swój system tak, żeby zaspokoić ją. To nie my musimy dostosowywać nasze potrzeby do możliwości dostawcy oprogramowania, ale AddSecure dostosowuje się do nas. Firma ta jest otwarta na nowe rozwiązania, a wręcz podjęła się rozbudować swój system zgodnie z naszymi wymaganiami – komentuje Grzegorz Trojanowicz. – W oprogramowaniu jest kilka modułów zmodyfikowanych pod nasze potrzeby. Są to np. moduły fakturowania i limitu kupieckiego. Oba zostały stworzone specjalnie dla firmy Trans-Cargo Group. Można więc powiedzieć, że między oboma przedsiębiorstwami ma miejsce swoista symbioza, generująca wzajemny rozwój. Coraz doskonalsze oprogramowanie pozwala przyspieszać rozwój firmy Trans-Cargo Group i stanowi jej przewagę konkurencyjną, a wskazówki i współdziałanie przewoźnika oraz jego bogata wiedza praktyczna sprawia, że system AddSecure jest bogatszy o rozwiązania podpowiedziane przez firmę transportową. Specjalnie na potrzeby przewoźnika z Oleśnicy był udoskonalany moduł tzw. tunelowania, inaczej zwanego korytarzowaniem.

– To my wyznaczamy „tunel”, w którym kierowca ma jechać i przesyłamy go jemu. Stworzenie przez nas modułu „tunelowania” i uczynienie z niego elementu oprogramowania oferowanego nam przez AddSecure było warunkiem brzegowym rozpoczęcia współpracy z wrocławską firmą – wspomina Grzegorz Trojanowicz. – Tym sposobem AddSecure (ówcześnie frameLOGIC) stała się wówczas – 2014 r. – jedyną w Polsce firmą informatyczną, oferująca takie rozwiązanie, czyli tworzenie „tunelu” wraz z jego przesyłem do kierowcy

Cała firma jak na dłoni

Czas od pierwszego spotkania z przedstawicielami firmy AddSecure do rozpoczęcia wdrażania systemu TMS wynosił ok. 7 miesięcy. Stopniowo kolejni pracownicy byli obejmowani systemem, a obecnie wszyscy muszą z niego korzystać, łącznie z działem kadr, księgowości i rozliczeń. Wdrożenie systemu było dużą zmianą w codziennej pracy zatrudnionych. – Na początku opór pracowników przed tą zmianą był duży, ale jej implementacja była konieczna. Musieli się przyzwyczaić. Obecnie już 3 lata pracujemy w tym systemie na pełnych obrotach – mówi Grzegorz Trojanowicz. – Teraz mam dużo większy przegląd tego co się dzieje w firmie, od momentu przyjęcia zlecenia do chwili zafakturowania. Mam na bieżąco podgląd na każdy status zlecenia, od momentu podjęcia ładunku, aż do jego wydania. Wiem dokładnie, w jaki sposób odbywa się korespondencja między spedytorem a kierowcą. Wyklucza to sporne sytuacje, kiedy np. w sporze między nimi słowo jest przeciwko słowu. Wszystko jest bowiem zapisane i zarchiwizowane. Większa jest przejrzystość finansów firmy. Lepiej mogę obserwować pracę działu windykacji. Zdaniem Grzegorza Trojanowicza, wdrożony system informatyczny zdecydowanie usprawnił pracę jego firmy. Przedsiębiorstwo jest teraz lepiej zorganizowane, zarządzane i kontrolowane, a przebieg procesów bardziej przejrzysty. Teraz widać dokładnie kto konkretnie popełnił błąd i na czym on polegał. Można więc ten błąd szybko skorygować.

Źródło: Transport Manager nr 34 \ Autor: Marek Loos

„Wdrożony system informatyczny zdecydowanie usprawnił pracę firmy. Przedsiębiorstwo jest teraz lepiej zorganizowane, zarządzane i kontrolowane, a przebieg procesów bardziej przejrzysty. Teraz widać dokładnie kto konkretnie popełnił błąd i na czym on polegał. Można więc ten błąd szybko skorygować.” – mówi Grzegorz Trojanowicz