System frameLOGIC do zarządzania flotą całkowicie odmienił sposób wykorzystania firmowych pojazdów w PKP PLK SA

Klient: PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.

• Kraj: Polska
• Rozmiar floty: 1265 pojazdów
• Branża: kolej
• Obszar działalności: Polska
• Korzysta z systemu frameLOGIC firmy AddSecure: od 2016 r
  

Największe wyzwania

Niestety dla pracowników PKP PLK gromadzenie takich danych było żmudne i bardzo czasochłonne – należało je pozyskiwać z każdej jednostki osobno.

Dla kierowców czasochłonne było z kolei ręczne wypełnianie kart drogowych (SM101) czy też ewidencji przebiegu pojazdu dla potrzeb VAT26. Pracownicy nadzorujący i rozliczający pojazdy mieli problem z rozszyfrowaniem błędnie i nieczytelnie wypełnianych dokumentów pracy pojazdu. Analiza wykonywana była w arkuszu kalkulacyjnym, który przy dużym rozmiarze pliku działał wolno i niestabilnie, dodatkowo utrudniając pracę. Problem rósł wraz z rozbudową floty o kolejne pojazdy.

Zbyt mało konkretów

Brak precyzyjnych sprawozdań o przebytych trasach i zużyciu paliwa z czasem stał się dla spółki uciążliwy gdyż utrudniał prawidłowe naliczanie kosztów pracy kierowców, wykorzystania aut, serwisów, przeglądów etc. Sytuacji nie poprawił wdrożony system informatyczny, który okazał się zbyt ograniczony i nieelastyczny. Osoby zarządzające flotą wciąż borykały się z utrudnionym zarządzaniem, czasochłonnymi procesami, nieprzejrzystymi kosztami i brakiem danych o zużyciu paliwa i pokonanych trasach.

Niezbędna zmiana narzędzia

Dlatego Biuro Logistyki PKP PLK postanowiło zastąpić stosowany system i wybrać nowe rozwiązanie które pomoże dokładnie policzyć koszty utrzymania środków transportu samochodowego. – Bardzo zależało nam na bieżącej weryfikacji czy flota wykorzystywana jest efektywnie – mówi Cezary Dziedzic, naczelnik wydziału Zarządzania Środkami Transportu Samochodowego w Biurze Logistyki PKP Polskie Linie Kolejowe S.A. – Kolejnym powodem była lepsza kontrola rozchodu paliwa. Nie da się ukryć, że przy tak dużej flocie nieprawidłowości mogą być znaczące.

Czas na nowy system

Poszukiwany system, oprócz monitorowania wykorzystania paliwa miał umożliwiać ewidencję pojazdów, kierowców i kosztów oraz raportować wykorzystanie floty na postawie danych telemetrycznych, danych z kart pojazdów i kierowców oraz danych geograficznych i lokalizacyjnych.W przetargu wystartowało łącznie 12 dostawców. Czterech z nich wzięło udział w dialogu technicznym, który służył stworzeniu listy wymagań i potwierdzenia możliwości ich realizacji przez rozwiązanie informatyczne. Zwycięzcą została firma AddSecure (ówczenie frameLOGIC) z Wrocławia, która zaproponowała Kompleksowe rozwiązanie modułowe, skrojone dokładnie pod potrzeby zamawiającego.

Szybkie wdrożenie

Po fazie testów w wybranych jednostkach organizacyjnych, system został zainstalowany na wszystkich pojazdach w dwa miesiące, co przy tak licznej i różnorodnej flocie jest bardzo dobrym wynikiem. Instalacja i integracja oprogramowania przebiegła bez zakłóceń. Cały system ruszył w maju 2017 roku.

Koniec z „papierami”

Najważniejszą i bezpośrednią korzyścią dla kierowców było odstąpienie od wypełniania papierowych rozliczeń pojazdu. Teraz obydwa dokumenty (SM101 i VAT26) z pełnym zakresem informacji są automatycznie generowane przez system na podstawie zebranych danych. Rola użytkownika pojazdu skupia się teraz na obsłudze samochodu nie zaś na wypełnianiu pliku dokumentów. Kierowca ma obowiązek w pojeździe zidentyfikować się kartą RFID Uniqua i na tym jego rola w rozliczaniu pojazdu się kończy – resztę wykonuje system. Fundamentalną zmianą jest to, że system sam gromadzi wszystkie informacje na temat każdego pojazdu w jednym miejscu. Są to dane eksploatacyjne zbierane na bieżąco: ewidencja tankowania, zużycie paliwa, kilometraż, przebieg trasy, serwisy, przekazania pojazdów, szkód komunikacyjnych, a nawet dane tak szczegółowe jak: włączenie / wyłączenie silnika, praca na biegu jałowym, czy bieżący odczyt kontrolek na desce rozdzielczej.

Optymalizacja kosztów floty

Dzięki temu łatwej jest podejmować decyzje związane bezpośrednio z eksploatacją pojazdu i jego serwisowaniem oraz wyliczać koszty eksploatacji. System zbiera także informacje dotyczące dat i terminów: przeglądów, badań technicznych, koniec ubezpieczenia pojazdów, a nawet ważność gaśnicy oraz okres ważności prawa jazdy czy badań lekarskich kierowców. O wszystkich terminach oprogramowanie przypomina automatycznie.

Efektywność pracowników

Wszystkie osoby odpowiedzialne za zbieranie informacji, rozliczanie. analizowanie ich, planowanie i zarządzanie podkreślają ogromną oszczędność czasu i wygodę pracy po wdrożeniu rozwiązania. Dysponenci mogą zarządzać pracą pracowników i koordynować ją tak, aby była jak najbardziej efektywna

Szczelność i bezpieczeństwo

– Dużą zaletą wdrożonego systemu jest dokładność pomiarowa paliwa – podkreśla Cezary Dziedzic. – W większości przypadków (przy wykorzystaniu CAN) możemy mówić o błędzie poniżej 0,5 % – co przy dopuszczalnym w przetargu progu 7% jest doskonałym wynikiem.

Indywidualne alarmy informujące o nietypowych zdarzeniach takich jak gwałtowne ubytki paliwa, zbyt długa praca na biegu jałowym, jazda autem poza godzinami pracy, wjazd w obszary zabronione itp. System pomaga w analizie czy nie dochodzi do nadużycia, a nawet kradzieży. Do tej pory trzeba było mozolnie analizować wiele dokumentów, aby wykryć nieprawidłowości.

Monitoring prędkości osiąganych przez kierowców, którzy wiedzą już, że pracodawca wyciągnie konsekwencje za zachowanie łamiące regulamin, wpływa pozytywnie na ich styl jazdy, a to – na całościowe bezpieczeństwo kierowców, innych uczestników ruchu i samych pojazdów.

Co dalej?

Skuteczne narzędzie monitoringu agregujące, analizujące i raportujące wszystkie niezbędne dane pozwala przystąpić do następnych projektów – optymalizacji kolejnych obszarów.

– Przyjmując kryterium ecodriving czyli jazdy ekonomicznej, możemy oceniać jak jeżdżą nasi kierowcy – mówi Cezary Dziedzic. Styl jazdy ma duży wpływ na szkodowość floty czy też poziom wyeksploatowania samochodów, a to znów wiąże się z kosztami.

– Nowy moduł pozwoli co miesiąc oceniać styl jazdy na tle innych w odniesieniu do średniej obliczonej dla całej jednostki organizacyjnej, a w dalszym etapie również całej spółki – zdradza Cezary Dziedzic.

Wprowadzenie oceny stylu jazdy umożliwi obiektywne porównanie umiejętności kierowców, szczegółową informację o eksploatacji pojazdów, oszczędności paliwa dzięki lepszej jeździe oraz niższą emisję CO2 do środowiska. Będzie także sposobem na edukację kierowców, pokazanie obszarów do poprawy użytkownikom. Przełoży się to na lepszą, bezpieczniejszą jazdę i ekonomiczniejszą jazdę.

System zostanie również zintegrowany z innymi m.in. do obsługi kart flotowych oraz obsługi serwisowej i będzie automatycznie pobierał dane dla każdego pojazdu.

„Największą zaletą wdrożenia systemu jest ograniczenie wymaganej dokumentacji papierowej, znaczna skrócenie czasu potrzebnego do pozyskiwania informacji dot. floty czy też tworzenia raportów i analiz, ciągły dostęp do informacji o lokalizacji pojazdów.” – mówi Cezary Dziedzic, Naczelnik wydziału Zarządzania Środkami Transportu Samochodowego w Biurze Logistyki PKP Polskie Linie Kolejowe S.A.